Du hast von der neuen EU-Regel zur KI-Schulungspflicht gehört und fragst Dich jetzt: Muss mein Unternehmen wirklich handeln? Gilt das auch für kleine Betriebe oder Start-ups? Was genau soll in der Schulung vermittelt werden – und wie oft? Die Unsicherheit ist groß, denn seit Februar 2025 ist die KI-Schulung für viele Unternehmen Pflicht. Was bedeutet das konkret für Dich und Dein Team? In diesem Artikel bekommst Du die wichtigsten Antworten, damit Du weißt, was jetzt zu tun ist und worauf Du achten musst.
Inhaltsverzeichnis
Wer ist von der KI-Schulungspflicht betroffen?
Welche Unternehmen müssen KI-Schulungen anbieten?
Die KI-Schulungspflicht betrifft alle Unternehmen, die Künstliche Intelligenz (KI) entweder selbst entwickeln oder in ihren betrieblichen Abläufen einsetzen. Das heißt: Sobald Du KI-Software nutzt, egal ob für interne Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen, bist Du betroffen. Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob die KI selbst programmiert wurde oder eine eingekaufte Lösung ist. Wichtig ist, dass die Schulungspflicht nicht nur für die Entwickler gilt, sondern auch für alle Mitarbeitenden, die mit KI-Systemen arbeiten oder deren Entscheidungen beeinflussen. Damit will die EU sicherstellen, dass alle Beteiligten die Risiken und den verantwortungsvollen Umgang mit KI verstehen.
Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe oder Start-ups?
Ja, die Schulungspflicht gilt grundsätzlich auch für kleine Unternehmen und Start-ups. Die EU-Verordnung macht keine Ausnahme für die Größe des Betriebs. Das Ziel ist, dass auch kleine Teams verantwortungsvoll mit KI umgehen und die Risiken kennen. Allerdings gibt es in manchen Fällen Erleichterungen: Zum Beispiel können die Anforderungen an die Schulungsinhalte für Kleinstunternehmen geringer ausfallen, wenn sie keine Hochrisiko-KI einsetzen. Trotzdem solltest Du Dich nicht darauf verlassen, dass Dein Start-up oder kleiner Betrieb automatisch ausgenommen ist. Prüfe genau, ob und wie KI bei Euch genutzt wird – und organisiere gegebenenfalls die nötigen Schulungen.
Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Nutzung von KI. Deshalb ist es empfehlenswert, dass die Schulung im Rahmen der KI-Schulungspflicht 2025 auch die Nutzung solcher Technologien abdeckt.
Auch Dienstleister und externe Partner sind betroffen, wenn sie im Auftrag Deines Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten oder diese betreuen. Die Verantwortung bleibt aber beim Auftraggeber. Das bedeutet: Wenn Du Aufgaben an externe IT-Dienstleister, Consultants oder Freelancer vergibst, musst Du sicherstellen, dass auch diese Personen ausreichend geschult sind. Am besten klärst Du das schon im Vertrag und lässt Dir die Teilnahme an KI-Schulungen nachweisen. So stellst Du sicher, dass alle, die Zugriff auf Deine KI-Anwendungen haben, die gesetzlichen Vorgaben erfüllen und keine Lücke entsteht.
Was muss die KI-Schulung abdecken?
Inhalte und Mindestanforderungen laut EU AI Act
Die KI-Schulung muss laut EU AI Act vor allem die Grundlagen der Künstlichen Intelligenz, ihre Funktionsweise und die wichtigsten Risiken abdecken. Dazu gehört, dass Du und Dein Team verstehen, wie KI-Systeme Entscheidungen treffen, welche Fehlerquellen es gibt und wie man mit Unsicherheiten umgeht. Ein weiterer Pflichtpunkt ist der verantwortungsvolle Umgang mit Daten, insbesondere der Schutz sensibler Informationen und die Vermeidung von Diskriminierung. Die Schulung muss außerdem erklären, welche gesetzlichen Vorgaben für den Einsatz von KI gelten und wie Du Verstöße vermeiden kannst. Für Hochrisiko-KI gibt es zusätzliche Anforderungen, zum Beispiel zu Transparenz, Nachvollziehbarkeit und menschlicher Aufsicht. Wichtig ist, dass die Schulung auf die Rolle der Mitarbeitenden zugeschnitten ist: Wer mit Hochrisiko-KI arbeitet, braucht eine vertiefte Schulung, während für einfache Anwendungen oft Basiswissen genügt.
Welche Themen sind besonders wichtig?
Besonders wichtig sind Themen wie Datenschutz, IT-Sicherheit und ethische Grundsätze beim Einsatz von KI. Dazu zählt, wie Du mit personenbezogenen Daten umgehst, welche Rechte Betroffene haben und wie Du Datenmissbrauch vermeidest. Auch der Umgang mit möglichen Fehlern und Bias in KI-Systemen steht im Fokus: Mitarbeitende müssen lernen, Ergebnisse kritisch zu hinterfragen und nicht blind zu vertrauen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von KI-Entscheidungen, damit im Zweifel klar ist, wie ein Ergebnis zustande kam. Die EU legt außerdem Wert darauf, dass Du weißt, wann menschliche Kontrolle nötig ist und wie Du im Ernstfall eingreifen kannst. Für viele Unternehmen ist es außerdem sinnvoll, auf konkrete Anwendungsfälle im eigenen Betrieb einzugehen, damit die Schulung praxisnah bleibt.
Müssen Schulungen regelmäßig wiederholt werden?
Ja, die Schulungen müssen regelmäßig wiederholt und bei Bedarf aktualisiert werden. Die EU schreibt zwar keinen festen Turnus vor, empfiehlt aber, die Inhalte mindestens einmal jährlich aufzufrischen – vor allem, wenn sich Gesetze, interne Prozesse oder eingesetzte KI-Systeme ändern. Auch bei neuen Mitarbeitenden oder wenn sich Aufgabenbereiche verschieben, ist eine erneute Schulung Pflicht. So stellst Du sicher, dass alle immer auf dem neuesten Stand sind und keine Wissenslücken entstehen. Dokumentiere die Teilnahme und die Inhalte der Schulungen sorgfältig, damit Du im Fall einer Kontrolle nachweisen kannst, dass Dein Unternehmen die Vorgaben einhält. So minimierst Du das Risiko von Verstößen und bleibst rechtlich auf der sicheren Seite.
Wie läuft die Umsetzung in der Praxis?
Wer darf die Schulungen durchführen?
Die Schulungen dürfen grundsätzlich von internen oder externen Fachleuten durchgeführt werden, die über nachweisbare Kenntnisse im Bereich Künstliche Intelligenz und den gesetzlichen Anforderungen verfügen. Das können spezialisierte Trainer, zertifizierte Fachkräfte oder erfahrene Mitarbeitende mit entsprechender Qualifikation sein. Wichtig ist, dass die Person oder das Unternehmen, das die Schulung anbietet, in der Lage ist, die geforderten Inhalte verständlich zu vermitteln und auf die jeweilige Zielgruppe einzugehen. Es gibt keine Pflicht, einen bestimmten Anbieter zu nutzen – aber die Qualität und Aktualität der Schulung muss stimmen. Prüfe daher, ob der Schulungsanbieter Erfahrung mit dem EU AI Act hat und die Inhalte regelmäßig aktualisiert.
Präsenz, Online oder Hybrid – was ist erlaubt?
Du kannst frei wählen, ob Du die KI-Schulungen als Präsenzveranstaltung, Online-Kurs oder im Hybrid-Format anbietest. Die EU-Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor, solange die Inhalte vollständig und verständlich vermittelt werden. Online- und Hybrid-Schulungen bieten sich besonders an, wenn Dein Team an verschiedenen Standorten arbeitet oder flexible Arbeitszeiten hat. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden aktiv einbezogen werden und die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen. Achte bei Online-Formaten darauf, dass die Technik zuverlässig funktioniert und die Teilnahme eindeutig nachweisbar ist. Für manche Themen, wie praktische Übungen oder den Austausch über konkrete Anwendungsfälle, kann eine Präsenzschulung aber auch Vorteile haben.
Wie wird die Teilnahme dokumentiert?
Die Teilnahme an der KI-Schulung muss eindeutig und nachvollziehbar dokumentiert werden. Das geht zum Beispiel über Teilnehmerlisten, digitale Anwesenheitsprotokolle oder automatisch generierte Zertifikate bei Online-Kursen. Wichtig ist, dass aus der Dokumentation hervorgeht, wer an welcher Schulung teilgenommen hat, wann diese stattfand und welche Inhalte vermittelt wurden. Die Nachweise solltest Du mindestens für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen speichern, damit Du sie bei einer Kontrolle vorlegen kannst. Am besten legst Du die Dokumentation zentral ab, zum Beispiel in der Personalakte oder einem eigenen Schulungsmanagement-System. So bist Du im Fall der Fälle auf der sicheren Seite und kannst nachweisen, dass Dein Unternehmen die Schulungspflicht ernst nimmt.Das heißt: Du kannst zum Beispiel automatisch Antworten auf Kundenanfragen generieren lassen, Texte für Deine Website erstellen oder Bilder für Social Media posten – alles läuft automatisiert und ohne Dein Zutun.
Was passiert bei Verstößen?
Welche Strafen drohen bei Missachtung der Pflicht?
Wenn Du die Pflicht zur KI-Schulung ignorierst oder nicht richtig umsetzt, können empfindliche Strafen auf Dich und Dein Unternehmen zukommen. Die EU-Verordnung sieht Bußgelder vor, die sich an der Schwere und dem Ausmaß des Verstoßes orientieren. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Du keine Schulungen anbietest, die Inhalte nicht den Vorgaben entsprechen oder die Teilnahme nicht ausreichend dokumentiert ist. Die Höhe der Geldbußen hängt davon ab, wie groß Dein Unternehmen ist und wie gravierend der Verstoß war. Neben finanziellen Strafen drohen auch Auflagen, bestimmte Maßnahmen nachzuholen oder KI-Systeme vorübergehend stillzulegen. Im schlimmsten Fall kann das zu einem erheblichen Imageschaden führen und das Vertrauen von Kunden und Partnern beeinträchtigen.
Wer kontrolliert die Einhaltung?
Die Einhaltung der KI-Schulungspflicht wird von den zuständigen nationalen Aufsichtsbehörden überwacht. In Deutschland ist das in der Regel eine spezialisierte Behörde für Datenschutz oder IT-Sicherheit, die im Auftrag der EU handelt. Diese Behörden können stichprobenartige Kontrollen durchführen oder gezielt prüfen, wenn es Beschwerden oder Hinweise auf Verstöße gibt. Bei einer Kontrolle musst Du alle Nachweise und Dokumentationen zur Schulung vorlegen können. Die Behörden haben das Recht, Unterlagen einzusehen, Mitarbeitende zu befragen und gegebenenfalls weitere Prüfungen anzuordnen. Wer sich nicht kooperativ zeigt oder versucht, Nachweise zu fälschen, riskiert zusätzliche Strafen.
Wie kann man sich absichern?
Du kannst Dich absichern, indem Du die gesetzlichen Vorgaben genau einhältst und alle Schritte sauber dokumentierst. Das bedeutet: Sorge dafür, dass jede verpflichtende Schulung durchgeführt wird, die Inhalte aktuell und vollständig sind und alle Teilnahmen eindeutig nachweisbar sind. Es ist sinnvoll, feste Prozesse für die Planung, Durchführung und Dokumentation der Schulungen einzuführen. Nutze dafür am besten ein digitales Schulungsmanagement-System, das automatisch Zertifikate erstellt und die Aufbewahrung der Nachweise erleichtert. Kläre außerdem im Vertrag mit externen Partnern, dass auch sie die Schulungspflicht erfüllen. Halte Dich regelmäßig über Änderungen der gesetzlichen Vorgaben auf dem Laufenden, damit Du rechtzeitig reagieren kannst.
Die KI-Schulungspflicht bringt neue Aufgaben – und Chancen
Viele Unternehmen stehen jetzt vor der Herausforderung, die neuen Vorgaben zur KI-Schulung umzusetzen. Das bedeutet mehr Aufwand, neue Prozesse und oft auch Unsicherheit. Aber: Die Pflicht zur Schulung bietet auch die Chance, das eigene Team fit für die Zukunft zu machen. Wer jetzt handelt, verschafft sich einen Vorsprung, weil alle Mitarbeitenden den verantwortungsvollen Umgang mit KI lernen und Risiken früh erkennen. Damit schützt Du nicht nur Dein Unternehmen vor Strafen, sondern stärkst auch das Vertrauen von Kunden und Partnern. Nutze die Pflicht als Anlass, das Wissen im Team auf ein neues Level zu bringen und Innovationen sicher zu gestalten.
Jetzt aktiv werden und auf dem Laufenden bleiben
Warten bringt nichts, denn die Fristen laufen und die Kontrollen werden kommen. Es lohnt sich, die Schulungen frühzeitig zu planen und alle Nachweise ordentlich zu dokumentieren. Halte Dich über neue Entwicklungen zum EU AI Act und zur KI-Schulungspflicht auf dem Laufenden – zum Beispiel über Newsletter, Branchenverbände oder die offiziellen Seiten der Aufsichtsbehörden. So bist Du immer informiert, wenn sich Anforderungen ändern oder neue Hilfestellungen veröffentlicht werden. Wer dranbleibt, kann flexibel reagieren und bleibt auch bei künftigen Änderungen auf der sicheren Seite.